随着社会现代化、办公自动化、无纸化等事物的发展，档案管理已经成为一项专业性很强的工作。从开始的文件生成、归档、分类、装订、管理，到最后的文件归档，每一步都需要人力物力。达到标准并不容易。
为了保证档案管理的规范化，企业引入档案管理软件创新档案管理方法，利用工具解放双手，提高管理的人性化和有效性是必不可少的。
提升文件管理效率ROUND 1:文件收集，一键批量导入
档案收集是档案管理的前端工作。在传统的档案管理模式下，不同部门之间的文件保管、编目、装订都是手工完成，沟通成本高，容易遗漏。引进档案管理软件后，档案管理人员的工作主要是对档案进行分类、扫描和输入。
可以按照国家档案管理规范和行业规范进行分类，借助仪器完成扫描，方便快捷。至于输入，可以假设每个文件都必须手动输入，但事实并非如此。使用文件管理软件后，直接从excel或电脑磁盘一键批量导入即可。
另外，对于分散在OA、ERP、钉钉、企业微信等第三方软件中的档案，不再需要档案管理人员单独关注收集。汇博通的档案管理系统可以有针对性地接入第三方软件应用，实现档案的自动实时归档。
提高档案管理人员的效率第二轮:档案审计，全过程控制
过去，我们要借阅一份档案，要经过各级相关部门和人员的审核。对于借阅人员来说，需要不断穿梭于不同部门之间，工作效率极低；对于审计人员，包括档案管理人员来说，深入工作的时间经常被这些事务性的工作打断，也是很烦的。
【/br/】公司的档案管理系统通过流程组织管理模式使上述问题耳机。档案管理员或具有相关权限的人员可以通过档案管理系统在公司内部指定一系列企业级流程，并对应负责不同工作项的流程角色，从而在线完成档案管理乃至事务协同。
现在，档案管理已经突破了地域和时间的限制。无论是出差还是出国，都可以通过浏览器和定位器客户端轻松便捷地登录档案管理系统，发起档案的流程申请，进行在线浏览、下载甚至批注管理。配合“收纳箱”功能，数百份文件也可一键审批，档案管理效率再上新台阶。
提高档案管理人员的效率第三轮:档案管理准确、及时和积极主动
一个高效智能的文件管理系统，可以说的太多了，它可以提高人类在文件管理方面的效率。如果要用一句话概括，那就是准确、及时、主动。
通过公司的档案管理系统，档案用户可以随时随地主动搜索所需档案，搜索范围涵盖公司内部所有档案。对于未经许可的文件，他们可以随时发起借阅、下载等应用。如果用户在系统指定的权限内，则无需任何批准即可使用和管理文件。
同时，文件管理软件还提供了文件统计功能，使文件管理员可以查阅文件利用情况、利用明细、利用排名、归档文件内容、类别等数据信息。随时随地，让管理员真正做到全局掌控文件管理。
此外，电子备案印章、防扩散水印处理、证书到期提醒等功能的应用，将需要人工或第三方软件处理的线下工作充分整合到单一工具中，解放了档案人员的大脑带宽，让他们有更多的精力去处理更重要的事情。
以上详细介绍了汇博通的文件管理软件的基本功能。你想和我们交流什么？欢迎讨论！未来，作为档案管理的办公软件，汇博通档案管理软件将继续致力于人类效率的提升，做出更大的贡献。
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