一、商务邮件概述
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务E***il，顺利的进行对外联络。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名
二、基本礼仪
1。电子邮件主题
你必须写邮件主题
在写商务邮件时，如果不写邮件主题，有些人会认为这封邮件不重要。有些人甚至不看这封邮件。所以写商务邮件最好写邮件主题。
主题应该清晰、简洁并与内容相关
主题要清晰、简洁、与内容相关，表达出对方需要知道的信息。把邮件内容总结成1-2个字，就可以区分出同一件事的不同信息，让人一看就知道，让对方快速理解并记住。如果邮件比较紧急和重要，最好在邮件名称前面注明“紧急”和“重要”。
√“XX项目提交日期”
X“你好”
2。收件人
在写商务邮件的时候，部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名，尤其在给日本客户发送商务邮件时，一定要这么做。例：株式会社○○○，开发部 ○○先生/女士。传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。CC（抄送）与BCC（密送、暗送）
①在必要和确定的情况下，向需要了解进度的相应人员发送一份复印件。主管将副本发送给直接主管和项目总监。
②在收件人(To)、抄送、密件抄送的地址输入框中，可以输入对方的电子邮件地址(有多个地址时用逗号或分号分隔)；您也可以单击每个输入框前面的蓝色链接，打开“地址簿”窗口，选择所需的联系人或群组，然后单击“确定”将所选地址添加到输入框中。需要注意的是，收件人可以看到CC[抄送]中的地址，但是看不到BCC[密件抄送]中的地址。
③如果不想让别人看到很大的邮件地址列表，可以选择“独立发送”。
3。问候
在写商务邮件的时候，需要写寒暄语。例：承蒙您的关照。
我是XX公司的督导XX，XX项目由我负责。
4。电子邮件内容
在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，
每行控制在35字左右
。为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。
称呼，正文，结束，署名/签名四点要尽量完整
。称呼
①如果你有收信人的名字，可以让对方感觉更友好。
②如果知道对方的性别，可以用:先生* *，小姐* *，女士* *。
③如果知道对方的身份，可以用:* *总经理，* *经理，* *董事长，×总经理，×总监，×经理。
正***到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
①写英文信时，只需大写一两个单词以示强调。整个字母大写是不礼貌的。写中文的时候，只有一些表示强调的词才加粗。
②不要用书信的方式发泄不满，要面对面解决。
③回信时，要加上原文的一部分，以便对方理解回信的内容。
④如果节选原文很长，要把回复放在前面，原文放在后面。
⑤当接受者理解其含义时，可以使用俚语或缩写。
⑥如有附件，应在正文中说明附件的内容和用途。
5。结论
不同的邮件内容最好用不同的结束语。
如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。最好的结尾要着眼未来。如：希望我们能够达成合作 。 结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈。
6。签名
在写商务邮件的时候，一定要写署名。公司统一署名：
三。预防措施
1，乱码
现在有很多不同的邮件软件，有的有HTML格式，有的不能正常显示汉字。在发送邮件之前，请在使用电子邮件软件时进行适当的设置。
2。附件
最好不要直接添加Word文档、Excel文档、图片等。你邮箱的附件。可能因为Word文档和Excel文档版本不同，对方无***常使用这个文档。而且，即使Word文档、Excel文档等版本。都是一样的，那些文件里可能有病毒，这样对方的电脑就可能有被病毒感染的危险。最好使用任何人都可以用作附件的文档。而且添加的配件要控制在100K左右。超大附件通过QQ邮箱发送。
3、抄送、密送
发送商务邮件时，一定要抄送或密件抄送给相关人员。
主管向直接主管发送一份副本。
4。邮件没有主题，或者随便找个以前的邮件直接回复。
后果:之前的邮件针对的是过去的事情，邮件正文和主题与现在的事件无关，导致收件人混乱，无法快速识别。
5。邮件底部没有签名(包括人名、公司名、联系方式等。).
后果:收件人不知道你是谁？要知道，一段时间没联系客户后，突然发邮件，对方很难判断你是谁。哪里的什么公司？
6。如果客户有抄送，将邮件抄送给第二个人或两个以上的人(可能是客户的同事或主管)。回复的时候要按“全部回复”而不是只回复发件人。
客户邮件抄送的目的是希望很多人知道这件事目前的进展，你有义务回复所有人。
7.
回复客户邮件时回复所有历史，不要删除历史，否则客户不知道之前发生了什么，交换了什么。
也不要随意更改邮件主题。一件事，一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样，不应该给客户看的内容也需要删除，重新发送。
8.
不要使用晦涩的缩写
。我们不是在发电报。如hv: have等。避免误解，不要使用俚语。
9.
如果事情复杂，数量众多，可以用1 2 3 4表示
。
表达要简洁、直接、清晰。不要一段写很多东西，非常冗长，没有条理。
1.
不要用太多感叹号
。
你在一封邮件里用了太多感叹号，效果就跟没用一样。
12
，每段中间要有一行
，给别人看。
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