工程竣工档案验收时，建设单位一般会组织召开工程竣工档案专项验收会议，建设单位需要准备工程竣工档案专项验收的汇报材料，主要从七个方面准备:1。项目概况；2.合同工作范围；3.档案管理基础；4.档案管理制度和质量保证措施；5.档案汇编和归档；6.科技档案的预验收和整改；7.科技档案的综合评价。详情请参考案例，供业内人士参考！

新建×××铁路×××标段新建XXX铁路合同段

科技档案专项验收报告材料

项目概况

XXX铁路新建段位于XXX省，起点在XXX，路线在XXX，终点在XXX。本合同线路建成后的里程为:K××××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日

二、合同工作范围

Xxxx(建设单位)承担路基、桥涵、车站、房建、轨道、电力、通信、信号的施工任务，并全面负责本合同段的施工管理。

本标段于XXX开工建设，在省交通运输厅的正确领导和关怀下，在建设单位的指导和监督下，在设计单位的及时技术服务保证下，在监理单位的严格监督和热情服务下，在联合体成员的不懈努力下，桥涵和路基主体工程先后于XXX完成，桥梁和路基主体工程于XXX完成。

关于《××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日

本标段完成的主要竣工工程数量见下表:

三 档案管理依据三。文件管理基础

1.关于印发《XXX铁路建设项目竣工文件归档管理办法(试行)》的通知(建设单位)；

2.关于补充完善《XXX铁路建设项目竣工文件归档管理办法(试行)》说明的通知(建设单位)；

3.国家重大建设项目的备案要求和备案标准；

4.《关于印发〈中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法〉的通知》(铁综当〔2018〕29号)；

5.铁路工程施工质量验收标准等。

四、档案管理制度和质量保证措施

1.建立组织管理机构，完善档案管理制度。

为规范本标段的档案管理，工程开工后，成立了以项目经理为组长，项目总工程师为副组长，各部室和专职资料组长为成员的档案管理领导小组。同时，完善了档案管理制度和流程，明确了各级成员的具体职责，责任明确、细化。其中，档案归口管理部门设在工程技术部，档案管理部门具体由工程总监和专职资料组组长负责，全面负责资料的编制和审核、日常管理和整理、竣工文件的立卷归档等工作。

2.制定培训和考核制度，提高业务能力。

项目进场后，项目经理部根据项目特点、铁路施工质量验收标准及相关档案管理办法制定培训学习计划，并根据培训计划组织相关人员进行培训学习和考核，根据考核结果对相关业务人员进行奖惩。

3.加强系统培训和学习，提高档案管理水平。

在建设过程中，多次邀请省档案局、省交通厅、建设单位等相关专家，对规范工程资料的形成和收集、文件编制和归档的方法和要点等进行了系统的培训和学习。，从而提高相关人员的业务能力和档案管理水平。

4.建立档案管理内控制度，加强过程控制。

为了做好竣工资料的形成、收集和整理工作，应与工程建设同步，坚持文件形成过程”预防、过程控制和事后改进”内部控制系统。

(1)事前预防。

项目上台后，档案管理领导小组要求各工区配备专职资料人员，并组织专业培训，明确验收标准及评定原则、表格内容及要求、资料申报程序及时间、资料分类及组卷方法等。在施工中实施，以保证资料形成的准确性、规范性和及时性。

⑵过程控制

指挥部工作组应定期和不定期检查各工区数据分类和保存的正确性、及时性和完整性，发现问题及时纠正。有效保证了各类数据的同步性、真实性和完整性。

(3)事后完善

针对日常和上级单位检查中发现的问题，及时整改，并进行跟踪检查，确保整改彻底，事后总结，防止类似问题的再次发生，强化相关人员的意识，提高档案管理水平。

5.配置相关办公用品，做好后勤保障。

进入现场后，每个工作区域都配备了办公桌椅、电脑、打印机、扫描仪、复印机、文件柜、资料箱等办公用品等。，满足资料整理和保管的要求，并及时维护、更换和补充，以做好档案整理的后勤保障工作。

6.做好档案保管管理，确保人身安全。

每个工区设置独立的档案室，由专人管理。无关人员不得进入档案室，禁止存放与档案无关的物品。根据档案”十”管理，即避光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗。各种档案要尽可能妥善保管，定期检查，确保档案安全。

7.建立档案借阅制度，确保档案的保密性和完整性。

借阅、***档案需经有关领导批准，并**相关手续；借阅者不得丢失、泄露、涂改或损坏档案；档案归还时，档案员应进行清点，并**归还手续；有效防止数据丢失，确保档案的保密性和完整性。

5。档案的汇编和归档

1.单位工程划分及资料形成

项目开始时，根据相关档案管理办法”先区分专业，再按单元项目组卷”要求，根据《铁路工程施工质量验收标准》的有关规定，结合本工程的工程特点和标段划分，按专业划分单位工程，共156个单位工程。有关详细信息，请参见下表:

施工中依据《铁路工程施工质量验收标准》、有关试验规程、测量规范等及时填报各类表格，现场验收合格后签字确认，及时收集整理。根据《铁路工程施工质量验收标准》、相关试验规程和测量规范，及时填写各种表格，现场验收后签字确认，并及时收集整理。

分项工程所包含的检验批全部验收合格后，应按铁路工程施工质量验收标准及时对分项工程进行验收和评定，对分项工程和单位工程也应及时进行验收和评定。

2.数据的分类和整理

施工过程中形成的资料按照《档案管理办法》的有关规定进行分类整理。结合本合同工程实际，分为综合和专业两大部分。专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、车站、机车、车辆、给排水、房建、电力、通信、信号组成。所有各专业没有包含或无法包含的数据都包含在综合部分。

1.综合部分

主要包括标段相关文件:建设工程的工程技术总结、各种综合编制表、标段实施性施工组织设计的提交与审批、标段开复工报告的提交与审批、交接桩记录、测量控制网复测成果的提交与审批、施工加密网测量成果的提交与审批、文件、协议、会议纪要等。

2.专业部分

为了便于利用血管单位，按单位工程或单体工程进行组卷，单位工程施工资料的内容和排列顺序一般如下:

(1)单位工程开工报告及批准文件

2单位工程竣工报告

(3)单位工程施工总结

(4)竣工工程量清单及建交情况

⑸设计变更通知、建议、会议纪要等。

[6]设计文件审核记录和联合审查纪要

⑺单位工程竣工验收报告

⑻单位工程质量验收记录

⑼单位工程质量控制资料核查记录

⑽单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

⑾单位工程观感质量检查记录

⑿施工现场质量管理检查记录

[13]工程测量资料(竣工测量、控制测量等。)

⒀各种原始记录及附件。

⒂各种原材料、复试报告和成品出厂合格证。

⒃各种动力机械、设备图纸、出厂合格证、说明书等。

⒄质量验收记录(分部、分项、检验批质量验收记录)

⒅建筑日志

特技竣工图

4.竣工图的编制说明

在竣工图编制前，为确保竣工图的质量，本标段竣工图的编制原则、要点、模板均按照《档案管理办法》的相关规定进行编制，并严格执行。

本标段竣工图均为新绘制的竣工图。竣工图根据原设计图纸和变更后的设计绘制，使竣工图与实物一致；竣工图上的里程为竣工里程；编制说明反映实际完成情况；施工中采用的最终图和总图表示竣工图上采用的图号；图标中相关人员签字齐全，法律手续完备；图纸清晰，标注正确，整体质量良好。

5.归档情况

竣工文件形成后，根据《档案管理办法》和”易于保存和使用”保管单位的原则，装订成册，装入文件盒、软封面、卷内目录，参考表格内容完整地打印或填写。本工程施工安装形成的竣工档案共1563卷。有关详细信息，请参见下表:

六。科技档案的预验收和整改

关于《××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日

针对科技档案预验收中存在的问题，在建设单位竣工档案预验收整改工作领导小组的领导和监督下，逐一进行了认真整改。整改情况如下:

1.文件编号重复。

重复的档案号被重新编排，修改后的档案号所在卷内的软封面和内容被替换。文件盒的脊被重印，以确保文件编号的唯一性。

2.某些数据的顺序颠倒了。

重新调整了资料的排列顺序，各专业中不能归属于单位工程的资料，如预制梁场的相关资料、原材料试验报告、合格证、施工日志等。，排列在本专业第一个单元工程之前，并修改了文件编号，更换了文件盒、卷内目录、软封面和参考表格。

3.个别数据存在日期缺失现象。

对完成数据进行了逐页检查，并对缺失的数据进行了改进。

4.储存期的印章没有盖。

每个存储单元的文件盒的脊部、正面和软封面上印有存储期戳。

七。科学技术档案的总体评价

本标段科技档案整改后，竣工图纸、各类检查签证、检验批、分项、分部、单位工程质量验收记录齐全，签证手续齐全、完整、准确，档案质量符合相关档案管理办法的要求；科学档案分类目录按分组顺序进行编号，可以方便地查出总卷数、每卷文件数、页数和形成时间等。档案的分类组卷符合有关档案管理办法的规定；文件编号、文件标题、归档单位、形成日期、完成里程、保管期限等内容齐全准确；软封面、卷内目录、备考表齐全，填写相关内容。本项目科技档案完整、准确、系统，符合相关档案管理办法和验收要求。

新XXX XXX项目经理部

Xxxx年xx月xx天。