序
在平时的工作沟通中，除了实时的口头沟通，最常见的方式就是邮件沟通。
好的邮件格式和内容能使对方快速获取所需信息，没有沟通障碍，没有歧义或失真或对所传递任务缺乏理解；良好的邮件写作习惯还能增加收件人的信任感和职业认同感。
为了有效地沟通，项目负责人可以在开始项目时与所有团队成员一起制定基本的团队规则，如电子邮件写作技巧。
下面就通过介绍邮件的构成、写作原则和一些例子来给大家展示一下商务邮件的写作技巧。
邮件构成
邮件撰写
邮件撰写
邮件写作原则
1.角色互换
发邮件的时候，你可以想想对方/客户收到这封邮件会怎么想，会怎么做，会怎么回复。根据对方可能的反馈，调整邮件内容，尽量通过少的邮件解决尽可能多的问题。
2.严格遵守协议，不违背对客户的承诺。
对于约定的进度，应严格按照约定的时间提交相关成果。如果不能在约定时间内完成，一定要提前联系，并给出合理的原因和可能的新的完成时间点。
3.快速回复客户邮件。
需要优先考虑客户的需求。如果你不能马上回答客户的问题，你也需要先回信，明确我们下一步要采取的具体行动，明确我们可以完成的时间。完成后，正式给客户一个答复。理想的响应时间在2小时以内。
4.注意回复内容。
回复要全面，回复不能有问题或遗漏。如果主题发生变化，您应该创建一个新的电子邮件，并使用新的电子邮件主题。文字要简明扼要，文笔要流畅。请尊重对方，谢谢之类的。做一个有针对性的回复。不要多次回复同一个问题的讨论。如果邮件沟通不畅，建议电话沟通或面对面沟通。
5.注意邮件的格式。
邮件内容的字体要统一。写邮件的时候，不要用日志的形式写，要摘录总结要点。例如，使用1。2.3.等等。列出每个解释点。邮件内容结构清晰，便于对方理解，也便于后续邮件引用和讨论一个总结点。
6.适当的换行符
20个字左右换一行，不要完全写一行才换行；一般来说，换行符在逗号处；如果没有逗号，只能在句子中间断行。最好把题目作为新的一行的开头。
7.联系信息
联系方式发生变化时，请及时更新并通知客户。可以指定发送人的身份和联系方式，方便对方联系。建议每个人的邮件都要签名，邮件签名要包含姓名、联系电话等信息。
8.信息安全
与外部人员沟通时，要注意信息安全，不要发内部设计文件和关键技术信息。不要用网上的免费邮箱发公务邮件。
示例邮件模板
1:项目每日
接收者:所有项目人员(开发人员、测试人员、质量管理人员…)
抄送名单:项目负责人和公司负责人…
主题:xxX项目日报(xX年-xx月-xx日)
邮件内容:
————————————————————-
大家好，
以下是今天对XXX项目的跟踪(详见附件或XXX网站…根据实际情况填写)，请了解:
一、项目组问题风险跟踪
1.解释今天发现的问题或风险…
如果有对策方案，还需要明确对策说明。
2.之前发现但未完全解决的问题或风险…
目前有哪些风险？需要项目组的对策吗？…
二。项目进展概述
本段内容需要根据实际情况以图表的形式进行说明，
需要描述当前任务/子任务的计划完成日期、今天/本月计划完成百分比、当前完成进度、当前状态是正常还是延迟…
第三，Bug收敛状态
有必要用线形图描述bu***生和消除的趋势…
四。有待解决的问题
一些特殊的问题。比如设备问题和需求问题…
以上。
样本2:问题确认或备忘录
收件人:需要确认或回答问题的人。
抄送名单:相关同事(不一定需要他们回答但需要他们知道这件事的人)，相关项目负责人…
主题:[XXX]问题内容确认或[XXX]讨论结果确认。
邮件正文:
————————————————————-
给张三，李四，
你们好，伙计们，
关于xxx的设计方案，今天我们进行了可行性讨论。讨论结果如下。请确认描述中是否有遗漏或错误:
1.[方案描述]
& lt方案1 >: xxxxxx
优点:xxx
缺点:xxx
& lt选项2 >: xxxxxx
优点:xxx
缺点:xxx
结论:基于xxxxx的考虑，经过讨论，我们最终决定采用第二种方案。
2.[残留问题]
①①XXX项目的XX版本是否存在相同的设计缺陷？
–& gt经过相关专家的代码分析/确认，XXX项目的XX版本没有类似问题。(相关沟通记录已放在附件xxx中，请参考)
(2)关于变更工作的数量和完成日期。
经过项目组的分析，变更的数量是:
发展:xxx人/天
测试:xxx人/天
完工日期:xxx
3.[电子邮件回复截止日期]:
请于xx年xx月xx日xx点前回复。
以上，辛苦了。
示例:总结和分享
接收人:项目全体员工
抄送名单:相关项目负责人…
主题:【分享】XXX场景中XXXX的设计考虑
邮件正文:
————————————————————-
大家好，
在今天的xxxx讨论中，我发现了一个xxxx的问题。为了避免其他人遇到类似问题不知道如何解决，我整理了一封邮件与大家分享。
[问题背景]
在描述xxx的背景下，为了实现xx功能，讨论了xxxx的设计。
[问题现象]
(简明清晰的描述当前问题，在什么场景下什么操作会产生什么样的现象…)
[问题的根本原因]
(需要从代码、设计、需求等角度分析这些问题的根源。…。)
[对策]
根据实际情况，描述对策及对策后的测试结果。
[经验/教训]
通过这件事，我们以后设计类似功能时，需要充分考虑xxx场景中xxx等复杂操作…
[备注]
(上面写问题描述和对策描述的时候，需要提供相关的依据或者例子，可以把这些信息放在备注里，方便邮件读者)
以上。
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