其他会议如会议、研讨会和培训日需要更多的时间和精力才能成功实现。对于这样的会议，制定一个计划是很重要的。根据参加会议的人数和会议的重要性，你可能需要提前几个月开始计划。
规划会议的第一阶段:
成立项目组组织会议。确定角色和职责、工作方法和联系信息。
设定目标和目的。
准备项目说明书。
决定预算包括设备、场地、交通、餐饮、活动、酒店、娱乐、讲义等。…
同意时间表、里程碑和截止日期以及每个成员的时间承诺。
规划会议的第二阶段:
准备详细的甘特图，显示顺序、进度和任务。
准备一份会场清单，以及会场需要为这次会议提供什么。
研究网站，检查可用性，要求报价，并准备一个入围名单。
同意会议日期，记得检查场地、主要发言人等的可用性。…
准备会议议程。
准备可视资料，外出，演示等。…
准备会议沟通材料，选择沟通方式，即通过邮件、电话发送给员工或亲自发送给大客户等。
规划会议的第三阶段:
确认场地和预订。
确认出席并发送位置/旅行详细信息。
完成运输安排。
餐饮住宿齐全。
完成娱乐和社交活动。
检查视听和计算机设备。
规划会议的第四阶段:
尽早到达开会地点，确保一切顺利。
检查会议室是否干净，安排好座位，空将空调/暖气设置在舒适的温度，并有良好的照明。
检查所有设备和电源点，并立即向现场维护人员报告任何故障。如果会议期间设备有问题，请看谁要发言。
仔细检查你的餐饮、住宿和娱乐要求是否已知，是否会得到满足。如果有什么问题，或者在会议期间需要额外的东西，找出谁想发言。
确保有人在入口处，问候与会者，让他们安静下来。
根据会议的性质，你可能还想有一个会后计划，包括收集与会者的反馈和安排后续会议…
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