本文为outlook实用基础篇,均为图片格式。有需要的可以学习掌握这个连载作为入门教程。当然,outlook不仅用于商务办公,你还可以将其作为自己电脑上接收邮件的默认工具。
课程全部来自实际工作,讲解常见操作。以2010版为基础,其他版本都是通用的,以图片为主,每一步都很清晰。可以自己安装邮件客户端Outlook,然后练习学习。
Outlook的基本设置和其他办公软件一样。让我们直接打开它,从选项卡中的文件开始,如下所示:
点击“选项”:
如果您计算机上的outlook不是您通常或默认的邮件程序,请不要选中上面的“启动选项”框;当然,如果是这样,强烈建议您将此设置为默认的电子邮件系统,并选中此框。
让我们看看左栏中的选项——邮件。这里,我用红色标记了格式部分,如下所示:
下面是邮件编辑的三种格式,那么这三种格式有什么区别呢?
我们先来看HTML(超链接语言):
在写邮件的时候,我们也可以通过菜单中的按钮直接转换邮件格式,如下图:
当我们插入附件时,可以看到有一个专门的附件栏,附件会放在里面。当我们输入正文中带有链接的文字时,它会自动切换到超链接的形式。如果在正文中添加图片,也可以直接在正文中显示。对于文本中的文字,我们可以设置字体颜色等。
我们来看看RTF(富文本格式),它翻译成富语言格式。如下所示:
我们也用上面的方法进行对比,此时插入的附件不再是单独的一栏,而是直接嵌入到我们邮件的正文中。当然,我们的网站还是超链接的形式,图片直接显示在文字里。字体颜色也可以设置。
最后一个是纯文本格式,对于这种格式有相当多的支持。不能在文本中插入图片,但是可以插入附件,附件和HTML一样显示在单独的列中。无法添加带链接的文本,不能设置正文中的字体样式、大小、颜色等。大家可能会觉得没用。我为什么要用这个?!它的优点是可以在接收它的人使用的任何电子邮件软件中正确显示,并且可以有效防止病毒。
所以我们来总结一下这个格式:HTML类似于RTF格式。这个设置没有具体的规则,全凭自己的喜好。如果对方告诉你收到的邮件是乱码或者格式混乱,请把邮件的格式改成纯文本。
另外,以下是关于邮件签名的特别提醒:
签名虽然不起眼,但是非常非常重要!
点击上图中的签名按钮,会弹出如下:
点击上图中的“新建”按钮,弹出:
给你的签名起一个名字,以便于调用。之后,请确保在“编辑签名”字段中输入内容:
对于工作电子邮件,您可以输入:
姓名、职位、部门、分机号码或其他联系方式、公司名称或邮寄地址等必要信息。至少让人家知道你是谁!
以上完成后,点击保存或确定。
一般第一次交流的时候,别人不知道你是谁的时候,我们会用正式的签名,这样也显得正式和尊重。熟悉之后,我们可以使用短签名,所以Outlook提供了一种更人性化的方式,在不同的场景下使用不同的签名。可以看到选择默认签名时有两个选项,一个是新邮件使用的签名,一个是回复或转发邮件时使用的签名。您还可以为不同的邮箱设定不同的签名。
在以与上面相同的方式编辑短签名后,我们可以看到我的最终设置如下:
再来说说邮件的阅读窗格。有时候,我们打开outlook,突然发现一封未读邮件。强迫症不能忍,可以调整默认阅读模式。我们可以直接将邮件状态由未读改为已读,无需双击。
点击“阅读窗格”,会弹出以下内容:
勾选第一个,当邮件在等待设定时间后会自动变成已读;
勾选第二个,只要你点开未读邮件,就会直接变成已读;
勾选第三,空键直接滚动阅读邮件;
这些也是根据自己的习惯设定的。
接下来,邮件到达的提示:
如果以上默认勾选,点击“桌面通知设置”弹出:
我们可以根据上面的两个滑块来设置通知的显示时长和透明度。
接下来,我们来看看日历界面和基本设置。
在选项中,我们可以通过调整工作时间和工作周选项来设置日历的显示模式,如下所示:
在日历界面中,我们可以设置其他人阅读自己日历的权限。一般我们会在以下情况下看对方的日历。如果你想了解你的下属或者让你的下属了解你的阵型,我们可以打开日历权限。
在日历选项中,我们点击“闲/忙选项”:
弹出的对话框如下:
添加人后,在那里看完可以选择“详情”,然后点击确定。这样,你在对方的邮件日历界面看到的是以下内容:
另外,我们不用担心现在是几周了。您还可以设置:
检查后,它看起来像这样:
当然,如果你在外企工作,可能会涉及到两个时区,那么我们也可以设置一下,方便一些国际会议的安排。
显示的界面如下:
今天就到这里,下一节继续。
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