在阅读图表时，我们通常先看数据系列，然后再看文本或数据部分。如果Excel中的图形设置不合理，可能会导致对数据的错误理解。因此，我们不能忽视阅读习惯可能对图表造成的误解。
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图表中的重点并不突出
有效的图表应该突出重点，清晰地呈现相关数据。看下图所示的两个图表。哪个是有效的图表？
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误导性或欺骗性图表
图表设计不当会导致读者误读。你遇到过以下情况吗？
夸张的压缩比
为了使图表适应文档，有时需要改变图表的大小，但如果压缩比不当，出现下图，读者就会做出错误的判断。
截断柱形图的Y轴
柱形图的Y轴不是从0开始的，会夸大数据的变化量，造成读者视觉上的误解。你相信下面两张图表显示的是同一组数据吗？如下图左图所示，华东实际销量似乎只占目标销量的1/5，而右图下图所示的图表是正常图表，实际销量占目标销量的1/2。
夸张的3D效果
为了让图表看起来漂亮抢眼，加一些特效通常是可以理解的。但是，在某些情况下，观众会被特效吸引，忽略图表显示的内容，甚至造成误解。
如下图左图所示，前两个学生的分数没有变化，但是在3D效果中，第二学期的总分看起来明显高于第一学期。这时候使用3D效果会产生误解。移除3D效果后的示意图如右图所示。
可视化图表不成比例
可视化图表直观、生动、美观，但如果物理大小与数值不成比例，就会导致图表难以理解，如下左图所示。
右图下图中，数值与物理图形比例恰当，传递的信息更准确，更容易理解。
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精美的图表
为了让图表好看，对颜色不敏感，制表师会做出鲜红紫色、颜色渐变等“华丽”的图表。这样的图表往往让人觉得“低俗”。
把下图所示的“华丽”图表放在工作报告里会显得突兀，领导肯定不满意。
下图看起来很简单，灰色背景很容易和其他颜色搭配。即使放入商业报告，也能支撑报告的面值。
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当有多个图表时，经常更改图表类型
为了简化复杂的数据，您需要使用多个图表。然而，一些图表制作者喜欢使用柱形图、条形图、饼图等不同的图表类型来表示一类数据，并为每个图表设置各种效果。通过各种方式，他们展示他们的图表技巧，导致图表看起来杂乱无章。解决方案是在相同的场景中保持图表类型一致。
下图分别用折线图-面积图、折线图-带数据标签的折线图、柱形图-带数据标签的折线图三种组合图展示了洗衣机、电视、冰箱的销售数据，颜色和图表类型不同。
下图是折线图和柱形图的组合图，分别展示洗衣机、电视机和冰箱的销售数据。颜色和图表类型统一整齐。
以上两个图表哪个更能赢得领导和客户的青睐？
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不要直接把整个表格做成图
在一个完整的数据表中，可能有许多不同类型的数据，如分类统计、汇总数据或与绘图无关的数据。此时，注意不要将整个表格的所有数据都添加到图表中。如下图所示，“合计”数据被添加到财务报表图表中的图表中。如果“总计”数据系列所代表的列太高，其他数据就不重要，容易被忽略。
看下面这个例子。最后一个数据的值很大，但是这个值是聚合数据，不能直接和其他数据比较。因此，在制作图表时，应该取消最后一列数据，如下图右图所示。
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不合理的“数据-油墨比”
“数据墨水比”中的“墨水”是指图表中可以使用的图表元素，如图表标题、数据表、网格线、图例等。“数据与墨水的比率”是指所使用的图表元素与所有图表元素之间的比率。什么是合适的？
记住，也就是简洁的原则，删除多余的元素，让每个图表元素的存在都有意义。越简单越容易被接受。
看下面两张图表。你会选择哪一个来显示籍贯是河南的学生人数？
5.用 PDF 备份5。使用PDF进行备份
如果不希望数据被误修改，或者害怕格式问题，可以在Excel中执行命令[文件]→[导出]→[创建PDF/XPS文档]→[创建PDF/XPS]将数据备份为PDF文件，如下图所示。
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