技术变革使得云计算和大数据在企业中的应用越来越广泛，项目管理也越来越受到我国企业的重视。科学的项目管理可以帮助投资收益最大化，提高企业资源利用率，帮助企业缩短项目周期，规避风险，节约人力资本。
对于很多企业团队来说，现在的项目管理并不是很复杂，也不需要笨重的项目管理工具。但是，没有工具的支持，工作效率低下。因此，他们经常使用excel和word文档来跟进项目进程，并通过配置管理来保存项目数据。但是这些数据分散在各个项目的不同目录中，格式和形式各不相同，查看和搜索都不方便，更不用说统计和分析了。
万一人员流动，有些数据就会变成死数据。而且项目中有大量重复单调的合规、跟进、催收工作，这些工作很重要但不容易给人带来成就感。即使是一丝不苟的人也很难坚持工作流程，避免错误和遗漏。目前，市场急需一些轻量级的项目管理工具。随着市场的需要，各种项目管理软件应运而生。这些项目管理工具一方面可以促进组织流程、制度和规范的标准化，另一方面可以增强工作协作，降低沟通复杂度，提高工作效率和质量。当项目管理软件越来越多，有些协同管理工具也叫项目管理软件的时候，选择真的很迷茫。
一、选择项目管理工具的方法和原则
选择项目管理工具需要“知己知彼”——首先要分析自己的使用场景和关注点，比如业务规模、发展前景、用户数量、业务复杂程度、使用软件的目标或主要预期等。其次，寻找口碑好的软件，看其主要功能是否能满足自己的需求，在了解自己的基础上了解对方，筛选一些更符合自己意图的软件进行试用；最后做决定再动，综合衡量成本和组织的中长期发展规划进行选择和确认。
选择项目管理工具也有几个原则:
1.聚合:软件功能越丰富越好，要和管理目标相匹配。
如果一个组织的业务场景不复杂，业务逻辑相对简单，对流程数据安全要求低，团队数量少，组织规模扩张慢，沟通方便，有协作、流程透明、数据留存等管理目标，那么可以选择SaaS的协同项目管理软件。
2.远近结合:选择不近视的软件，要能支撑组织的中长期发展要求。
随着组织的发展，业务越来越复杂，部门和人员越来越多，原有的项目管理工具可能会面临“后劲不足”的尴尬局面。此时，企业需要更多的管理工具来支持其内部流程。如果他们使用多个服务提供商的工具，他们将面临如何集成系统而不产生信息孤岛的问题。如果换软件，数据迁移的可行性和成本，使用习惯的重新建立等问题也是一大飞跃。
二。如何选择合适的项目管理软件
我们的团队在2019年开始引入项目管理软件。当时我们领导的要求是性价比高，我就从成本、定位、适用场景、关键功能等方面做了一个调查。，最后选中了易云。在这里，我就具体说说我是如何考证和挑选的，希望能给你一些参考。
1.成本:预算很重要，但不能成为决定性条件。
事实上，轻量级项目管理软件一般都是免费或开源的。比如禅道开源，Tower和Teambition十人以下免费，易云二十人以下免费。虽然对人数有一些限制，但是轻量级的项目经理不会太多，大部分都够用了。
很多人把预算作为选择项目管理软件的决定性条件。其实这是不正确的。软件功能和业务场景的匹配度更重要。如果功能与业务不匹配，即使是自由软件也会被闲置和抛弃；而如果功能和业务匹配，即使软件不免费，也有购买的意义和价值。
2.定位:区分项目管理工具和团队协作工具。
在网上搜索项目管理软件简直是眼花缭乱，软件选项非常多。但仔细了解后会发现，其中很大一部分是偏向团队协作的工具，只把一些任务称为“项目”，而没有运用项目管理的管理理念和方法。
想管理一个项目，就要培养项目管理的思维和逻辑。与其使用协作工具作为项目管理工具，不如选择可以管理项目从立项到规划、执行、跟踪、收尾全生命周期的专业工具。
3.适用场景:要考虑企业规模和项目管理成熟度。
项目管理软件一般根据企业规模和项目管理成熟度划分版本。以e-Cloud为例。有专业项目经理的中小企业或大型企业的部门团队可以使用专业版，有专业项目经理、流程管理规范的大型企业可以使用企业版。
4.关键功能
项目管理软件的功能应与需求相对应。如果是研发项目，要注重软件开发管理、产品管理、需求管理、测试管理等功能。如果你是单项目/多项目管理，关注项目的任务和进度，那么你应该选择支持项目全生命周期管理的工具。
我的团队需求属于后者，希望找到一个工具，可以满足任务管理、团队基础管理、资源预算管理等需求。，具体体现在:
①项目管理
个人项目管理必须能够管理项目的整个生命周期，并且非常敏感地关注和管理任务和进度。项目任务的开始时间、预计完成时间、工期、责任人要一目了然，项目经理可以从系统中看到进度状态，如图。不同的颜色表示不同的任务状态:
②团队管理
在项目管理层面，团队管理的难点在于资源的合理配置。如何让合适的人进入合适的项目角色，需要项目管理软件的帮助。比如每个人的技能、经验、忙/闲状态都不一样。系统应该先给每个团队成员贴标签，然后提供忙/闲状态表，让资源分配更合理。如图，我用易云做了一个忙/闲状态表:
③资源预算管理
项目预算管理非常重要。我需要一个工具，可以制作资源申请单，反馈实际的资源支出，并对两者进行对比分析以支持决策，如图，显示预算与实际情况的偏差，并以彩色显示状态，有助于数据分析:
合适的工具有助于提高工作效率，但选择适合自己的工具并不容易。这篇文章是我对选择项目管理工具的经验的一些见解和总结，也是我自己研究的总结。希望对大家有帮助。
本文来自罗金艺还行吧投稿，不代表舒华文档立场，如若转载，请注明出处：https://www.chinashuhua.cn/24/485964.html
微信扫一扫 
