电子邮件归档是指对电子邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留和实时搜索与访问。主要是针对海量数据的应用，是对数据的有效迁移和管理，实现数据的高度集成和集中，实现实时监控等功能。
电子邮件备份实际上指的是数据拷贝。如果原始电子邮件由于损坏或意外删除而丢失，可以启用备份数据进行恢复。备份的目的主要是保护正在使用的数据。
一个是审计，一个是恢复，是不同的概念和功能。如果把邮件存档比作录像机，那么邮件备份就是摄像头，摄像头的***是不连续的，有时间差，而录像机是连续的，及时的***数据。
下面从具体方面分析了邮件归档技术相对于传统备份技术的优势:
1.数据保存速度不同。
电子邮件存档是***和记录电子邮件的数据流。电子邮件数据是同步收集和归档的。完成电子邮件的发送和接收，同时完成存档。它真正实现了所有电子邮件(包括该域内的互通邮件)的归档。该技术不会造成“时差”问题，消除了信息丢失、原始数据篡改、恶意删除等可能存在的风险，保证了电子邮件数据无一遗漏，真正解决了电子举证过程中证据数据的完整性和通信过程的可追溯性。
而传统的备份是邮件生成后备份或者备份后发送到邮件服务器。这两种技术都不是实时的，存档存在时间差，无法保证邮件数据的完整性和真实性。
2.数据的完整性是不同的。
邮件归档无缝连接到邮件服务器前端，真正实现了所有邮件(包括本域内部邮件)的全归档。而传统的备份由于其备份技术的时间差，无法保证数据的完整性，有些技术无法备份本地域内的互通邮件。
3.系统兼容性不同。
易信是一个软硬件一体化的设备，可以支持全品牌、全版本的邮件系统，不存在系统兼容性问题。传统备份技术严重依赖邮件服务器，系统兼容性差。
4.符合程度不同。
邮件归档系统能够完全符合国内外各种相关政策法规对邮件数据管理的要求，确保邮件数据的长期有效的安全保护、查询和访问，使电子邮件在企业中的应用合理合法。
5.具体邮件的查询和恢复是不一样的。
备案系统构建了完善的数据管理机制，提供高效的多条件复合邮件查询功能，历史邮件可以快速准确定位，即时访问。完善的个性化邮件找回机制，让用户轻松找回丢失的邮件和重要信息。细粒度的归档策略设置，严格的权限划分体系，统一的身份认证功能，有效保证了邮件数据的私密性。
如果企业将邮件归档系统集成到邮件系统中，并快速使用，不仅方便管理，还可以节省人力、物力、财力，使企业得到最好的保障，方便运营。
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